Специализированные журналы

Журналы учета документов — для чего они нужны?

Специализированные журналы необходимы для контроля документооборота. Ведут их с различными целями, например, информационными, инструктивными, распорядительными, и многими другими.

Практически всегда в обработке и эксплуатации документов требуется контроль над их исполнением, который можно осуществить лишь в том случае, когда документ пройдёт внутреннюю регистрацию (присвоение регистрационного номера и внесение сведений о нём в журнал учёта документов).

Процедура регистрации.

Регистрация документов — это внесение учётных сведений о нём в реестр, в установленной форме. Фиксируется факт создания документа, дата его получения/отправления/передачи для исполнения. Чтобы не было путаницы и для точной идентификации, документам присваиваются учётные регистрационные номера (особый обязательный реквизит). Такими реестрами являются журналы регистрации.

Регистрировать необходимо практически все документы. Это требуется в первую очередь для их учёта, а также контроля над исполнением и выполнением задач, для которых созданы документы. Помимо этого, регистрация необходима для быстрого поиска, анализа и отчётной работы с документами.

Виды специализированных журналов.

Обычно, информацию о различных типах документов вписывают в разные журналы. Исходя из этого в организации оформляются следующие виды журналов: журналы регистрации, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу, учёта выдачи документов, распоряжений по основной деятельности, по личному составу, первичных документов, нормативных документов, выданных работникам, справок и копий документов, поступления и выбытия электронных документов, входящей и исходящей корреспонденции, приказов о направлении сотрудников в командировки. Все виды регистрируемых документов могут быть разными по содержанию, необходимого внесения в журнал.

Так как формат специализированных журналов не утверждён на государственном уровне, работодатель имеется право разработать и утвердить его самостоятельно локальным нормативным актом, регламентирующим документооборот в его организации.