Книги регистрации корреспонденции

Журнал учета регистрации корреспонденции — принадлежность, необходимая для учета поступающих на предприятие документов. Он нужен в каждой крупной организации.

Основное назначение

Регистрация — занесение документа в бумажный носитель и предоставление ему индивидуального номера. При появлении регистрационного номера полученная бумага входит в документооборот.

К основным целям ведения книг учета и регистрации относятся:

• фиксирование даты и отчет срока исполнения от нее;
• упорядоченное хранение справочной информации о документах, а также учет их движения;
• быстрое реагирование на вопросы руководства;
• контроль за решением важных рабочих вопросов в установленный срок;
• выдача справок по входящей и исходящей документации;
• удобный и простой поиск необходимых документов.

Регистрировать в книгах регистрации корреспонденции необходимо все документы, поступающие в организацию.

Наиболее часто регистрация и учет корреспонденции ложится на плечи делопроизводителя или секретаря. Реже этим занимается директор, специалист по кадрам или бухгалтер.

Как правильно вести книгу регистрации корреспонденции

Оформление книги учета регистрации входящей или исходящей корреспонденции осуществляется в свободной форме, которая наиболее точно определяется руководством компании. Законодательных требований по этому вопросу нет.

При заполнении титульного листа книги необходимо указывать следующую информацию:

• наименование организации;
• информация о должностных лицах, отвечающих за ведение книги;
• информация о сотруднике, для которого предназначен документ;
• основное содержание документа;
• иные сведения.

Листы журнала учета корреспонденции необходимо пронумеровать и прошить, а на последней странице обозначить общее количество страниц. Директор визирует книгу, проставляет подпись и печать. В каждой организации включаются в книгу регистрации только те разделы, которые действительно необходимы.

Как правило, для учета входящей и исходящей корреспонденции заводятся два разных журнала, поскольку информация в этих документах различается.